Assistant·e de formation

Sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, vous aurez à assurer les missions suivantes :

APPUI A L’ADMINISTRATION DU GRAINE

GARANTIR LE SOUTIEN MATÉRIEL TRANSVERSAL À L’ÉQUIPE

• Suivre et appuyer la gestion du parc informatique, téléphonique et internet ;
• Inventorier et gérer les commandes en petites fournitures et les clés / badges ;
• Gérer l’envoi et la réception du courrier sur le site de Montpellier ;
• Tenir en partie le standard téléphonique GRAINE ;
• Gréer les boites courriels « administration » et « contact ».

APPUYER LA COORDINATION DE L’EQUIPE

• Appuyer la direction dans l’organisation logistique des réunions d’équipe (lieux, dates, visioconférences, organisation, transport, repas, impressions, etc.).

APPUI A LA GESTION DE L’ACTIVITE FORMATION

GESTION DE L’ADMINISTRATIF ET DE LA LOGISTIQUE DE LA FORMATION DIPLÔMANTE (DESJEPS) ET NON DIPLÔMANTE, EN LIEN AVEC LES COLLÈGUES

• Appréhender et suivre les modalités de financement de la formation professionnelle continue et diplômante.
• Etablir, envoyer, suivre et archiver les documents administratifs et pédagogiques (formulaire d’inscription, devis, facturation, livret, convention, convocation, planning semaine, émargement, attestation de formation, évaluation...) des apprenants.
• Garantir la conformité des dossiers de présences (éditer et suivre les émargements, suivre les retards et absences…).
• Gérer l’organisation logistique des formations, en lien avec les coordinateurs pédagogiques (lieux, repas, nuitées, transport, matériel, connexions, contrats, conformité, devis, factures, plan, etc).
• Appuyer l’organisation des formations de façon transversale et selon les besoin : éditer et suivre les grilles de sélection, de certification, d’évaluation apprenant et formateur, éditer les synthèse, consolider les évaluations …
• Gérer les dossiers administratifs et financiers des formateurs (CV, suivi des compétences, devis, convention, facturation) et faire le lien avec eux sur ces points.
• Sur les aspects administratifs, logistiques et financiers, faire le lien avec les apprenants, leurs employeurs et les partenaires financeurs.
• Monter et suivre les dossiers de financements adéquats (CPF, employeurs, pôle emploi, OPCO…).
• Gérer les plateformes idoines : KAIROS, FOROMES, CARIF-OREF, EDOF, SIGMA…
• Assurer le reporting dans les fichiers dédiés et la mise à jour des outils de suivi administratif.
• Appuyer à la rédaction des bilans quantitatifs et qualitatifs de l’action formation.
• Appuyer la communication, notamment dans la mise en ligne sur le site GRAINE des offres de formations et informations diverses.

VEILLER À LA MISE EN OEUVRE DE LA DÉMARCHE QUALITÉ DE MANIÈRE TRANSVERSALE À L’ACTIVITÉ FORMATION

• De manière transversale sur l’ensemble de l’activité de formation, effectuer le bon suivi de la démarche qualité engagée dans le cadre Qualiopi.
• Participer à la mise à jour du Plan d’Amélioration continu (PAC) et à la mise en place de mesures correctives.
• Mettre à jour les documents type Règlement intérieur (RI), livret d’accueil…
• Suivre les dossiers administratifs des membres du Groupe formation.

APPUI À LA VIE ASSOCIATIVE DU GRAINE

ASSURER LA GESTION ET L’ACCEUIL DES ADHÉRENTS

• Suivre le paiement des cotisations des adhérents. Effectuer les relances et facturations en lien avec la RAF et la direction.
• Assurer la mise à jour de la base de données et les listes électroniques de diffusion, concernant les adhérents de GRAINE.
• Appuyer la formalisation d’un livret d’accueil des nouveaux adhérents, puis assurer sa mise à jour.
• Assurer la mise à jour du site Internet pour tout ce qui concerne la vie associative de GRAINE.

FACILITER L’ORGANISATION DES TEMPS ASSOCIATIFS

• Appuyer la direction dans l’organisation logistique des réunions d’Assemblée générale et de Conseil d’administration (lieux, organisation, transport, communication, repas, impressions, etc.).

PARTICIPATION A LA VIE D’EQUIPE ET A LA VIE ASSOCIATIVE

• Participer aux réunions et séminaires d’équipe.
• Participer à la mutualisation des compétences et connaissances en interne de l’équipe.
• Participer à l’AG du GRAINE, ainsi qu’aux CA selon les ordres du jour et la disponibilité.