Gestionnaire administratif·ve et comptable

MISSIONS 

Missions administratives :

• Rédaction de documents administratifs (courriers, conventions, demandes de subventions, bilans, …) ;
• Gestion du courrier (entrées, sorties, suivi postal, dépôt de courriers et colis) ;
• Rédaction de comptes rendus et de relevés de décisions dans le cadre de réunion internes et externes ;
• Centralisation et synthèse d’informations importantes de structure ou de projets sur les outils numériques internes (agenda, documents de suivis, …) ;
• Assistance à la gestion des ressources humaines (suivi des congés, des contrats, des déclarations administratives, des parcours professionnels des salariés, du Système d’Information Ressources Humaines : Eurécia) ;
• Gestion des aspects sociaux de l’association (assurance, sécurité social, mutuelle, prévoyance, …).

Missions comptables :

• Gestion des devis et de la facturation en lien avec la direction et les chargés de projets ;
• Suivi de facturation (demandes d’acquittements, relances, …) ;
• Suivi de trésorerie (suivi bancaire, tenue à jour des documents de suivis, préparation des chèques et espèces, dépôts avec bordereaux…) ;
• Gestion comptable (saisies comptables, tenue à jour des documents de suivi) ;
• Assistance à la gestion financière de la structure (budgets prévisionnels, comptes de résultats, bilans, clôtures des comptes).

Missions d’accueil et de vie associative :

• Accueillir, renseigner et informer le public en face à face, au téléphone, par courrier et via les outils de communication numérique ;
• Orienter efficacement et transmettre les informations des adhérents, des partenaires et du public vers les salariés de la structure ;
• Gérer le suivi des adhérents (réception des demandes d’adhésion et de leurs paiements, mise à jour des fichiers adhérents…) ;
• Assister à la mise en place des instances statutaires associatives (bureau, conseil d’administration, assemblée générale…) ;
• Assister à la mise en place d’événements ponctuels.

Missions de gestion des locaux, du matériel et du véhicule de service :

• Gérer les commandes de fournitures et assurer le suivi des stocks ;
• Assurer un suivi régulier de l’entretien des locaux (propreté des bureaux, gestion des déchets, approvisionnement en produits d’entretien) ;
• Assurer le suivi du matériel (imprimantes, ordinateurs, téléphones) ;
• Assurer le suivi de l’entretien et du bon fonctionnement de la voiture de service (contrôle technique, vidange, carburant, assurance) ;
• Gestion du planning de la voiture de service.