Assistant.e administrative et comptable

Missions Administratives :

• Rédaction de documents administratifs (courriers, conventions, demandes de subventions, bilans, …).
• Gestion du courrier (entrées, sorties, suivi postal, dépôt de courriers et colis, …).
• Rédaction de comptes rendus et de relevés de décisions dans le cadre de réunions internes et externes.
• Centralisation et synthèse d’informations importantes de structure ou de projets sur les outils numériques internes (agenda, documents de suivis, …).
• Assistance à la gestion des ressources humaines (mis à jour contrats, avenants, dossiers personnels des salariés, …).
• Assistance à la gestion des aspects sociaux de l’association (Assurance, sécurité social, mutuelle, maladie, …).
• Assistance à la gestion des documents liés aux parcours professionnels des salariés (entretiens individuels, formation, évolution de carrière, livret de parcours professionnel, …).
• Assistance à la prévention des risques (mise à jour et suivi DUERP, formations dédiées, …).
• Assistance à la mise en place des instances statutaires associatives (conseil d’administration, assemblée générale, bureau, …).
• Suivi des adhérents (réception des demandes d’adhésion, mise à jour des fichiers adhérents, …).
• Gestion administrative globale de la structure (fournitures, matériels, liens avec les fournisseurs, …).
• Assistance à la mise en place d’évènements ponctuels.

Missions comptables et financières :

• Gestion des devis et de la facturation (propre et adhérents / fournisseurs).
• Assistance au suivi de facturation (demandes d’acquittements, relances, …).
• Assistance au suivi de trésorerie (suivi bancaire, tenue à jour des documents de suivis, préparation des chèques et dépôts avec bordereaux…).
• Assistance à la gestion comptable (préparation des saisies comptables, tenue à jour des documents de suivi projets et globaux, …).
• Assistance au suivi subventions / conventions (demandes d’acomptes / de soldes / relances, tenue à jour des documents de suivi, …).
• Assistance à la gestion des volets financiers de la structure et des projets (demandes de subventions, bilans projets, prévisionnels, prévisionnels ajustés, comptes de résultats, bilans, clôtures des comptes, …).

Missions d’accueil du public :

• Accueillir, renseigner et informer le public sur les services de la structure en face à face, au téléphone, par courrier et via les outils de communication numérique ;
• Orienter efficacement et transmettre les informations des adhérents, des partenaires et du public vers les pôles de la structure.

Missions de communication :

• Assistance à la gestion des actions de communication via les différents outils de la structure (outils papier et numériques).
• Exécution d’actions de communication à destination des adhérents, des partenaires et du public via les différents outils de la structure (outils papier et numériques).

Participer à :

• La vie associative du CPIE du Gard et au développement d’actions en collaboration avec les salarié.e.s du CPIE du Gard.

LIENS FONCTIONNELS

Travail en lien étroit avec :

• La Direction
• Les coordinateur.rice.s de projets des pôles d’activités
• L’ensemble des salarié.e.s